FAQ zum Vergaberecht für öffentliche Schulen

Öffentliche Auftraggeber (u. a. Bund, Länder und Kommunen) dürfen Aufträge grundsätzlich nur aufgrund eines Vergabeverfahrens vergeben. Dies soll vor allem dazu beitragen, dass die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gemäß § 7 LHO eingehalten werden. Außerdem sollen durch Vergabeverfahren Wettbewerbsverzerrungen vermieden werden. Die Vergabegrundsätze des § 97 GWB müssen beachtet werden.

Ab einem Auftragswert von 1.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) ist ein Vergabeverfahren durchzuführen. Aufträge unter diesem Wert können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit direkt beschafft werden (§ 14 UVgO). Der Auftraggeber soll zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln.

Hinweis: Die Direktauftragsgrenze wird voraussichtlich in Kürze auf 10.000 EUR angehoben. Bis die Änderung in Kraft getreten ist, gilt weiterhin die Grenze von 1.000 EUR für Direktaufträge.

Der voraussichtliche Auftragswert wird vor Einleitung eines Vergabeverfahrens rechnerisch ermittelt oder geschätzt. Er beinhaltet alle Kosten ohne Umsatzsteuer, die Bestandteil des Auftrages sind. Bei Aufträgen mit einer Laufzeit von mehr als 48 Monaten, wird der Auftragswert berechnet, indem von einem 48-fachen des Monatswertes ausgegangen wird. Sind Leistungen in Teil- oder Fachlose aufgeteilt, so beziehen sich die Auftragswerte auf die einzelnen Teil- oder Fachlose. Werden mehrere Teil- oder Fachlose aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen zusammen vergeben, bestimmt sich der Auftragswert nach der Summe der Auftragswerte dieser Lose (§ 2 Abs. 2 NWertVO).

Der Schwellenwert ist ausschlaggebend dafür, ob ein nationales oder EU-weites Vergabeverfahren durchgeführt werden muss. Ab 01.01.2024 liegt der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen bei 221.000 EUR. Für Aufträge über soziale und andere besondere Dienstleistungen (unter anderem Administrative Dienstleistungen im Bildungsbereich) im Sinne von Anhang XIV zur Richtlinie 2014/24/EU liegt der Schwellenwert bei 750.000 EUR. Es handelt sich jeweils um Werte ohne Umsatzsteuer. Das heißt, dass Aufträge über diesen Werten EU-weit ausgeschrieben werden müssen.

Ja, bei der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb und der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes per E-Mail ausreichend.

Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb bis zu einem Auftragswert von 25.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) oder Verhandlungsvergaben, bei denen nach § 12 Abs. 3 UVgO nur ein Unternehmen zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen aufgefordert wird, können per E-Mail durchgeführt werden. In allen anderen Fällen müssen Angebote schriftlich (per Post) bzw. elektronisch über ein Vergabeportal eingereicht werden.

Fragen einzelner Unternehmen müssen anonymisiert mit der entsprechenden Antwort allen Bietenden zur Verfügung gestellt werden, da die Fragen und Antworten innerhalb der Vergabeunterlagen Vertragsbestandteil werden. Gegebenenfalls ist die Angebotsfrist entsprechend zu verlängern. Empfehlenswert ist außerdem ebenfalls eine Frist für die Einreichung von Bieterfragen festzulegen

Gemäß § 13 UVgO muss der Auftraggeber angemessene Fristen für den Eingang der Angebote gewähren. Die Fristen sind für alle Bieter gleich zu setzen. Bei der Festlegung der Frist sind insbesondere die Komplexität der Leistung, die beizubringenden Erklärungen und Nachweise (Unterlagen) und die Zeit für die Ausarbeitung der Angebote angemessen zu berücksichtigen. Die gesetzte Frist ist, sofern erforderlich, angemessen zu verlängern, wenn zusätzlich wesentliche Informationen vom Auftraggeber vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung gestellt werden oder der Auftraggeber wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt. Sollte sich die Grundlage des Vergabeverfahrens allerdings wesentlich ändern, ist der Auftraggeber berechtigt, das Verfahren ganz oder teilweise aufzuheben (§ 48 Abs. 1 Nr. 2 UVgO). Als Richtwert für eine angemessene Frist gelten 14 Tage.

Die durchgeführte Ausschreibung ist aufzuheben und ein neues Verfahren einzuleiten.
Wenn eine Öffentliche Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis gehabt hat, kann anschließend eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden (§ 8 Abs. 3 Nr. 1 UVgO).
Sollte nach Aufhebung einer Öffentlichen oder Beschränkten Ausschreibung eine Wiederholung kein wirtschaftliches Ergebnis versprechen, kann eine Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden (§ 8 Abs. 4 Nr. 4 UVgO).

Die Angebote dürfen erst nach Ablauf der Angebotsfrist geöffnet und gesichtet werden. Gemäß § 40 Abs. 2 UVgO führen mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers gemeinsam an einem Termin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist die Öffnung der Angebote durch. Bieter sind hierbei nicht zugelassen. Wenn nach § 12 Abs. 3 UVgO nur ein Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert wird, darf das Angebot direkt geöffnet werden.

Nein, wenn bei einer Verhandlungsvergabe die Verhandlung vorher nicht ausgeschlossen wurde, muss zwingend verhandelt werden. Wenn nicht verhandelt werden soll, muss zwingend ein Hinweis in den Vergabeunterlagen zu finden sein. Hierfür kann in den Vergabeunterlagen der folgende Hinweis aufgenommen werden: „Die Vergabeentscheidung erfolgt aufgrund des vorgelegten Erst-Angebotes, es wird nicht in Verhandlungen eingetreten.“ Falls Verhandlungen zulässig sein sollen, darf über den gesamten Angebotsinhalt mit Ausnahme der vom Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien verhandelt werden (§ 12 Abs. 4 UVgO).

Nein, Verhandlungen dürfen nur bei Verhandlungsvergaben durchgeführt werden. Verhandlungen bei anderen Verfahrensarten sind unzulässig.

Bestehende Verträge sind grundsätzlich einzuhalten. Eine zulässige Anpassung (ohne erneutes Vergabeverfahren) kommt nur in besonderen Ausnahmefällen in Betracht. Handelt es sich bei dem Auftragnehmer um einen Reiseveranstalter, der eine Pauschalreise anbietet, und wurde vorab in der Aufforderung zur Angebotsabgabe die Anwendung einer Preisgleitklausel erlaubt, können Preisänderungen im Rahmen der §§ 651f und 651g BGB erfolgen (weitere Informationen hierzu siehe Begriffserläuterungen – Preisgleitklauseln).
Außerdem kann eine erhebliche Erhöhung des Preises im Einzelfall zu einem Rechtsanspruch auf Anpassung der Vertragsregelungen gemäß § 313 BGB führen. Erforderlich ist dafür mindestens, dass sich die Umstände außerhalb des Einfluss- und Risikobereichs des Auftragnehmers nach Vertragsabschluss derart geändert haben, dass zwischen Leistung und Gegenleistung ein derart krasses Missverhältnis entsteht, dass ein unverändertes Festhalten am Vertrag nicht mehr zumutbar ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass grundsätzlich der Auftragnehmer das Risiko der Preissteigerungen seiner Leistung trägt. Die Erhöhung von Material- oder Lohnkosten – bezogen auf den gesamten Vertrag – muss die Opfergrenze für eine Partei so deutlich überschreiten, dass die Vergütung unter Berücksichtigung der veränderten Umstände in keinem vertretbaren Verhältnis zur Gegenleistung steht. Eine übermäßige Leistungserschwerung kann im Einzelfall zur Störung der Geschäftsgrundlage führen, der den benachteiligten Teil zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt, vgl. § 313 Abs. 3 BGB.

Die Rüge ist zu dokumentieren und zu prüfen. Gegebenenfalls sind weitere Schritte (z.B. Überprüfung der Vergabeunterlagen) einzuleiten.

Die Leistungskriterien sind in der Leistungsbeschreibung festzulegen. Gemäß § 23 Abs. 1 UVgO ist der Auftragsgegenstand so eindeutig und erschöpfend wie möglich zu beschreiben, sodass die Beschreibung für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich ist und die Angebote miteinander verglichen werden können. Die Leistungsbeschreibung enthält die Funktions- oder Leistungsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe, deren Kenntnis für die Erstellung des Angebots erforderlich ist, sowie Umstände und Bedingungen der Leistungserbringung. Die Leistungsbeschreibung kann auch Aspekte der Qualität sowie soziale, innovative und umweltbezogene Merkmale umfassen (§ 23 Abs. 2 UVgO).

Anhand der Eignungskriterien (§ 33 UVgO) ist die Eignung der jeweiligen Bieter zu prüfen. Der Auftraggeber kann Anforderungen an die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung und die wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit stellen, die sicherstellen, dass die Bieter über die erforderliche Eignung für die ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags verfügen. Die Anforderungen müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und zu diesem in einem angemessenen Verhältnis stehen. Sie sind bei Öffentlichen Ausschreibungen und Verfahrensarten mit Teilnahmewettbewerb in der Auftragsbekanntmachung, ansonsten in den Vergabeunterlagen aufzuführen.

Die Zuschlagskriterien (§ 43 UVgO) sind zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erforderlich, auf welches der Zuschlag erteilt wird. Neben dem Preis oder den Kosten können auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien berücksichtigt werden. Der Auftraggeber gibt in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen an, wie er die einzelnen Zuschlagskriterien gewichtet, um das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln.

Für die E-Vergabe kann die Vergabeplattform des Landes Niedersachsen (www.vergabe.niedersachsen.de) verwendet werden. Zur Veröffentlichung ist ein Zugang zur Vergabeplattform notwendig.
Die Vergabeplattform ist bei Öffentlichen Ausschreibungen und ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 25.000 EUR zu nutzen, wenn als Verfahrensart die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb oder die Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb gewählt wird (§ 38 Abs. 4 UVgO). Bei Vergaben im Wege einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb ist die Vergabeplattform nicht zwingend zu nutzen (§ 38 Abs. 4 Nr. 2 UVgO). Sie kann allerdings grundsätzlich in allen Fällen genutzt werden.
Bei der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb und der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes per E-Mail ausreichend (§ 38 Abs. 4 UVgO). Gemäß § 7 Abs. 4 NWertVO dürfen Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb von Aufträgen über Liefer- und Dienstleistungen bis zu einem Auftragswert von 25.000 EUR und Verhandlungsvergaben, bei denen nach § 12 Abs. 3 UVgO nur ein Unternehmen zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen aufgefordert wird, per E-Mail durchgeführt werden.
Bei der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb müssen die Angebote schriftlich per Post eingereicht werden. Die Durchführung des Verfahrens per E-Mail ist nicht zugelassen.
 

Nein, für die Nutzung wird eine Gebühr fällig. Die Höhe hängt von der Anzahl der Nutzer ab. Für jeden Nutzer ist eine einmalige Registrierung erforderlich.

Ja, gemäß § 6 Abs. 1 UVgO ist das Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend zu dokumentieren.

Der Vergabevermerk muss das gesamte Verfahren von der Vorbereitung bis zur Zuschlagsentscheidung schriftlich dokumentieren (§ 6 UVgO). Die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen werden festgehalten.

Nein. Es gibt allerdings Vordrucke, die als Orientierung dienen können. Auf der Homepage des IT.N (https://e-forms.niedersachsen.de/formulare/vergaberecht) und im Bildungsportal werden Muster bereitgestellt.

Gemäß § 43 UVgO wird der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Neben dem Preis oder den Kosten können auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien berücksichtigt werden. Die Zuschlagskriterien sind vor Veröffentlichung der Vergabeunterlagen festzulegen und mit diesen Unterlagen zu veröffentlichen. Es ist anzugeben, wie die Zuschlagskriterien gewichtet werden, um das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln.

Neben dem Preis müssen nicht zwingend weitere Zuschlagskriterien festgelegt werden. Weitere Zuschlagskriterien, die aufgenommen werden können, finden sich beispielsweise in § 43 Abs. 2 UVgO. Da bei der Angabe von weiteren Zuschlagskriterien auch ein Schema zur Gewichtung der einzelnen Kriterien erstellt werden muss, ist der Aufwand bei Angabe mehrerer Kriterien wesentlich höher.

Gemäß § 4 Abs. 2 NTVergG darf die notwendige Erklärung über die Mindestentgelte nachgefordert werden. Hierfür sollte dem Unternehmen eine Frist zur Nachreichung gesetzt werden. Wird diese allerdings nach der Aufforderung nicht vorgelegt, ist das Angebot von der Wertung auszuschließen.Gemäß § 4 Abs. 2 NTVergG darf die notwendige Erklärung über die Mindestentgelte nachgefordert werden. Hierfür sollte dem Unternehmen eine Frist zur Nachreichung gesetzt werden. Wird diese allerdings nach der Aufforderung nicht vorgelegt, ist das Angebot von der Wertung auszuschließen.

Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebotes, auf das der Zuschlag erteilt werden soll, im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, fordert der Auftraggeber gemäß § 44 UVgO vom Bieter Aufklärung. Die Unangemessenheit des Preises kann sich durch Bezugnahme auf das nächsthöhere Angebot, Angebote aus vergleichbaren Ausschreibungen, erfahrungsgemäß verlangten Preisen oder eigenen Kostenschätzungen ergeben. Eine einheitliche Grenze, wann ungewöhnlich niedrige Angebote vorliegen, besteht nicht. Der BGH hat festgestellt, dass eine Differenz von 30 % ausreicht, um den Auftraggeber zu einer Angemessenheitsprüfung zu veranlassen. Allerdings wurden vereinzelt bereits Abweichungen ab 10 % gerichtlich anerkannt.
Kann die Höhe des angebotenen Preises nicht zufriedenstellend (durch Prüfung oder Aufklärung) aufgeklärt werden, darf der Auftraggeber den Zuschlag auf dieses Angebot ablehnen. Eine Ablehnung hat auch zu erfolgen, wenn der Bieter an der Aufklärung nicht mitwirkt.

 

Ja, der öffentliche Auftraggeber hat gemäß § 46 UVgO jeden Bieter unverzüglich über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder die erfolgte Zuschlagserteilung zu unterrichten. Der Auftraggeber unterrichtet auf Verlangen des Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags die nicht berücksichtigten Bieter über die wesentlichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters, und die nicht berücksichtigen Bewerber über die wesentlichen Gründe ihrer Nichtberücksichtigung.

Der Zuschlag darf nach § 16 Abs. 2 NTVergG bei öffentlichen Aufträgen, deren geschätzter Auftragswert über 20.000 EUR liegt und den jeweiligen EU-Schwellenwert nicht erreicht, frühstens 15 Kalendertage nach Absendung der Information an die unterlegenen Bieter erteilt werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder durch Telefax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den öffentlichen Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Unternehmen kommt es nicht an.

Gemäß § 30 UVgO muss der Auftraggeber nach der Durchführung einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb für die Dauer von 3 Monaten über jeden so vergebenen Auftrag ab einem Auftragswert von 25.000 EUR ohne Umsatzsteuer auf seiner Internetseite informieren. Die Information muss mindestens die folgenden Angaben enthalten: Name und Anschrift des Auftraggebers und dessen Beschaffungsstelle, Name des beauftragten Unternehmens (soweit es sich um eine natürliche Person handelt, ist deren Einwilligung einzuholen oder deren Name zu anonymisieren), Verfahrensart, Art und Umfang der Leistung, Zeitraum der Leistungserbringung.

Ab einem Auftragswert von 25.000 EUR muss das Statistische Bundesamt über die Vergabe informiert werden. Dazu ist eine Meldung über das Erhebungsportal von Destatis erforderlich (https://erhebungsportal.estatistik.de/Erhebungsportal/#FPbq3Py2Hu7XCINO/unterstuetzte-statistiken/oeffentliche-finanzen-oeffentlicher-dienst-steuern/oeffentliche-finanzen/vergabe-oeffentlicher-auftraege-und-konzessionen).