Begriffserläuterungen zum Vergaberecht

§ 55 der niedersächsischen Landeshaushaltsordnung (LHO) bestimmt, dass dem Abschluss von Verträgen über Lieferungen und Leistungen grundsätzlich eine Öffentliche Ausschreibung oder eine Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb vorausgehen muss. Zu beachten sind ebenfalls die Verwaltungsvorschriften (VV) zu § 55 LHO.

Bei einem Alleinstellungsmerkmal handelt es sich um ein Leistungskriterium, welches nur von einem einzigen Unternehmen erfüllt werden kann. Das Unternehmen hat quasi eine Monopolstellung. Es kann durch die Markterkundung festgestellt werden. Beispielsweise könnte eine Jugendherberge ein Alleinstellungsmerkmal aufweisen, wenn sie die Einzige im gewünschten Zielort ist und zwingend in einer Jugendherberge übernachtet werden soll. Vernünftige Alternativen wie z.B. Hostel, Schullandheim oder ähnliches sind zu prüfen. Außerdem liegt ein Alleinstellungsmerkmal vor, wenn z.B. ein bestimmtes Museum besucht werden soll. Die Feststellung eines Alleinstellungsmerkmals ist aktenkundig zu machen.

Gemäß § 8 Abs. 4 Nr. 10 UVgO kann ein Auftrag, wenn die Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann, im Rahmen einer Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden.

Gemäß § 13 UVgO muss der Auftraggeber angemessene Fristen unter anderem für den Eingang der Angebote gewähren. Die Fristen sind für alle Bietenden gleich zu setzen. Als angemessene Frist können in der Regel 14 Tage angesehen werden. Bei der Festlegung der Frist sind insbesondere die Komplexität der Leistung, die beizubringenden Erklärungen und Nachweise (Unterlagen) und die Zeit für die Ausarbeitung der Angebote angemessen zu berücksichtigen. Die gesetzte Frist ist, sofern erforderlich, angemessen zu verlängern, wenn zusätzliche wesentliche Informationen vom Auftraggeber vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung gestellt werden oder der Auftraggeber wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt. Sollte sich die Grundlage des Vergabeverfahrens allerdings wesentlich ändern, ist der Auftraggeber berechtigt, das Verfahren ganz oder teilweise aufzuheben (§ 48 Abs. 1 Nr. 2 UVgO). Die Angebote dürfen grundsätzlich erst nach Ablauf dieser Frist geöffnet werden.

Der Auftraggeber teilt seine Absicht, im Wege einer Öffentlichen Ausschreibung, einer Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb oder einer Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb einen öffentlichen Auftrag zu vergeben oder eine Rahmenvereinbarung abzuschließen, in einer Auftragsbekanntmachung mit (§ 27 UVgO). Die Bekanntmachung erfolgt auf der Internetseite oder auf Internetportalen. Zusätzlich können Auftragsbekanntmachungen in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern oder Fachzeitschriften veröffentlicht werden. Auftragsbekanntmachungen auf Internetseiten des Auftraggebers oder auf Internetportalen müssen zentral über die Suchfunktion des Internetportals www.bund.de ermittelt werden können (§ 28 UVgO).

Bevor eine Verfahrensart ausgewählt werden kann, muss der voraussichtliche Auftragswert geschätzt werden. Dieser kann durch Markterkundung (bspw. Internetrecherche, Erfahrungen) ermittelt, berechnet oder sorgfältig geschätzt werden. Er beinhaltet alle Kosten ohne Umsatzsteuer, die Bestandteil des Auftrages sind. Bei Aufträgen mit einer Laufzeit von mehr als 48 Monaten, wird der Auftragswert berechnet, indem von einem 48-fachen des Monatswertes ausgegangen wird. Sind Leistungen gem. § 9 Abs. 1 Satz 2 NTVergG nach Art und Umfang zur Berücksichtigung mittelständischer Interessen in Teil- oder Fachlose aufgeteilt, so beziehen sich die Auftragswerte auf die einzelnen Teil- oder Fachlose. Werden mehrere Teil- oder Fachlose nach § 9 Abs. 1 Satz 3 NTVergG aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen zusammen an denselben Auftragnehmer vergeben, bestimmt sich der Auftragswert nach der Summe der Auftragswerte dieser Lose.

Bei der Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb (§§ 8 Abs. 2, 10 UVgO) handelt es sich um ein Regelverfahren. Die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb kann unabhängig vom Auftragswert im nationalen Bereich immer durchgeführt werden. Dabei wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben. Mit diesem werden die geforderten Informationen für die Prüfung der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen übermittelt. Nur Unternehmen, die vom Auftraggeber dazu aufgefordert werden, dürfen ein Angebot abgeben. Die Zahl der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, kann gemäß § 36 UVgO begrenzt werden. Die Begrenzung der Teilnehmerzahl muss in der Auftragsbekanntmachung veröffentlicht werden. Es müssen jedoch mindestens 3 Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Verhandlungen sind unzulässig.

Bei der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb (§ 11 UVgO) handelt es sich um ein Vergabeverfahren, das ausnahmsweise bei einem Auftragswert bis 50.000 EUR ohne Umsatzsteuer durchgeführt werden kann (§ 7 Abs. 1 NWertVO). Zusätzlich darf diese Verfahrensart unabhängig vom Auftragswert durchgeführt werden, wenn eine Öffentliche Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis gehabt hat oder eine Öffentliche Ausschreibung oder eine Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb für den Auftraggeber oder die Bewerber bzw. Bieter einen Aufwand verursachen wurde, der zu dem erreichten Vorteil oder dem Wert der Leistung im Missverhältnis stehen würde (§ 8 Abs. 3 UVgO). Es sind mehrere (grundsätzlich mindestens drei) Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern. Es dürfen nur geeignete Unternehmen aufgefordert werden. Soweit der Auftraggeber die Erfüllung der Eignungskriterien und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen eines beteiligten Unternehmens im Vorfeld nicht abschließend feststellen kann, darf er die notwendigen Nachweise und Erklärungen auch noch mit oder nach Versendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe von dem betreffenden Unternehmen verlangen (vgl. § 11 Abs. 2 UVgO). Verhandlungen sind unzulässig.

Gemäß § 14 UVgO können Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 1.000 EUR ohne Umsatzsteuer unter Berücksichtigung der Haushaltgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne die Durchführung eines Vergabeverfahrens beschafft werden. Der Auftraggeber soll zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln.

Hinweis: Die Direktauftragsgrenze wird voraussichtlich in Kürze auf 10.000 EUR angehoben. Bis die Änderung in Kraft getreten ist, gilt weiterhin die Grenze von 1.000 EUR für Direktaufträge.

Gemäß § 35 Abs. 1 UVgO ist in der Auftragsbekanntmachung oder bei Verfahrensarten ohne Teilnahmewettbewerb in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots neben den Eignungskriterien ferner anzugeben, mit welchen Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise) Bewerber oder Bieter ihre Eignung gemäß den §§ 33 und 34 UVgO und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen haben. Diese Nachweise sind mit dem Angebot einzureichen. Beispielsweise könnte dies eine Eigenerklärung zur Eignung (Vordruck 124 LD) und ab einem geschätzten Auftragswert von 20.000 EUR ohne Umsatzsteuer eine Mindestlohn-Erklärung nach § 4 Abs. 1 NTVergG sein. Hierfür stehen im Bildungsportal entsprechende Vordrucke zur Verfügung.

Der Auftraggeber überprüft die Eignung der Unternehmen anhand von festgelegten Eignungskriterien, zu denen die Unternehmen Angaben machen bzw. Nachweise vorlegen müssen. Hierbei handelt es sich um Anforderungen an die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung und die wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Sie stellen sicher, dass die Unternehmen über die erforderliche Eignung für die ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags verfügen. Die Anforderungen müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und zu diesem in einem angemessenen Verhältnis stehen. Die Eignungskriterien sind bei Verfahrensarten mit Teilnahmewettbewerb und Öffentlichen Ausschreibungen in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots mitzuteilen. Ansonsten sind diese in den Vergabeunterlagen aufzuführen. Bei Verfahrensarten mit Teilnahmewettbewerb werden nur Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert, bei denen der Auftraggeber die Eignung vorab festgestellt hat und die nicht ausgeschlossen worden sind. Bei einer Öffentlichen Ausschreibung kann der Auftraggeber entscheiden, ob er die Angebotsprüfung vor der Eignungsprüfung durchführt.

Sollen die SuS Geld für den Kauf der Eintrittskarten zum Ausflug mitbringen, besteht keine vergaberechtliche Relevanz, da es sich nicht um einen öffentlichen Auftrag handelt, sondern lediglich privatrechtliche Verträge zwischen SuS und Dritten geschlossen werden.

Für die E-Vergabe kann die Vergabeplattform des Landes Niedersachsen (www.vergabe.niedersachsen.de) verwendet werden. Zur Veröffentlichung ist ein Zugang zur Vergabeplattform notwendig.
Gemäß § 38 Abs. 4 UVgO sind Vergabeverfahren bis zu einem Auftragswert von 25.000 EUR ohne Umsatzsteuer bzw. Vergaben durch Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb nicht zwingend über eine Vergabeplattform im Internet abzuwickeln.
Bei der Verhandlungsvergabe und der Beschränkten Ausschreibung ist die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes per E-Mail ausreichend (§ 7 Abs. 4 UVgO).
Gemäß § 7 Abs. 4 NWertVO dürfen Vergaben von Aufträgen über Liefer- und Dienstleistungen per E-Mail durchgeführt werden, wenn diese durch Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb bis zu einem Auftragswert von 25.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) oder Verhandlungsvergaben, bei denen nach § 12 Abs. 3 UVgO nur ein Unternehmen zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen aufgefordert wird, durchgeführt werden.
Bei der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb müssen die Angebote schriftlich per Post eingereicht werden. Die Durchführung des Verfahrens per E-Mail ist nicht zugelassen.

Auf der Homepage des IT.N finden sich verschiedene Formulare zum Vergaberecht, die zur Unterstützung herangezogen werden können (https://e-forms.niedersachsen.de/formulare/vergaberecht). Außerdem werden im Bildungsportal verschiedene Formulare als Muster zur Verfügung gestellt.

Zu den freiberuflichen Leistungen zählen die selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit, die selbstständige Berufstätigkeit der Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer, Steuerbevollmächtigten, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen und ähnlicher Berufe (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG).
Gemäß § 50 UVgO sind öffentliche Aufträge über Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden, grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben. Dabei ist so viel Wettbewerb zu schaffen, wie dies nach der Natur des Geschäfts oder nach den besonderen Umständen möglich ist.
Nach Ziffer 2.2 der Verwaltungsvorschriften zu § 55 LHO ist dem Wettbewerbsgrundsatz in der Regel Genüge getan, wenn mehrere - grundsätzlich mindestens drei - fachkundige und leistungsfähige Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Auf die Einholung von Vergleichsangeboten kann insbesondere verzichtet werden, wenn der geschätzte Auftragswert 5.000 EUR ohne Umsatzsteuer nicht übersteigt oder die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können. In diesen Fällen können wegen der Natur des Geschäfts oder den besonderen Umständen im Sinne des § 50 S. 2 UVgO weniger als drei oder nur ein Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Die Einhaltung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind zu dokumentieren.

Gemäß § 16 NTVergG haben Auftraggeber bei der Vergabe öffentlicher Aufträge ab einem geschätzten Auftragswert von 20.000 EUR bis zum jeweiligen EU-Schwellenwert die Unternehmen, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des erfolgreichen Unternehmens, über die Gründe der Nichtberücksichtigung des Angebots und über die Wartefrist bis zur Zuschlagserteilung in Textform zu informieren. Der Zuschlag darf frühestens 15 Kalendertage nach Absendung der Information an die unterliegenden Unternehmen erteilt werden. Wird die Information auf elektronischem Wege oder durch Telefax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information. In Fällen besonderer Dringlichkeit entfällt die Informationspflicht. Dieser Ausnahmetatbestand wird in der Regel in Fällen, in denen aus besonders dringlichen Gründen nicht einmal die verkürzte Frist von zehn Kalendertagen abgewartet werden kann, da beispielsweise die Ware aufgrund von eingetretenen Engpässen zum Schutz der Gesundheit oder zur Aufrechterhaltung des Verwaltungshandelns sofort benötigt wird oder Angebote für dringend benötigte Leistungen aufgrund anderweitiger hoher Nachfragen nur für wenige Tage oder sogar Stunden zur Verfügung stehen, erfüllt sein.

Der Auftraggeber unterrichtet im Unterschwellenbereich unabhängig vom Auftragswert jeden Bewerber und jeden Bieter unverzüglich über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder die erfolgte Zuschlagserteilung. Gleiches gilt hinsichtlich der Aufhebung oder erneuten Einleitung eines Vergabeverfahrens einschließlich der Gründe dafür. Der Auftraggeber unterrichtet auf Verlangen des Bewerbers oder Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags die nicht berücksichtigten Bieter über die wesentlichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters, und die nicht berücksichtigten Bewerber über die wesentlichen Gründe ihrer Nichtberücksichtigung (§ 46 UVgO).

Bei der Ermittlung des voraussichtlichen Auftragswertes bei Aufträgen mit einer Laufzeit von mehr als 48 Monaten, wird der Auftragswert berechnet, indem von einem 48-fachen des Monatswertes ausgegangen wird.

Die Leistungsbeschreibung ist ein Teil der Vergabeunterlagen. Gemäß § 23 UVgO ist der Auftragsgegenstand so eindeutig und erschöpfend wie möglich zu beschreiben, sodass die Beschreibung für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich ist und die Angebote vergleichbar sind. Die Leistungsbeschreibung enthält die Funktions- oder Leistungsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe, deren Kenntnis für die Erstellung des Angebots erforderlich ist, sowie Umstände und Bedingungen der Leistungserbringung. Sie kann auch Aspekte der Qualität sowie soziale, innovative und umweltbezogene Merkmale umfassen. Änderungen an der Leistungsbeschreibung sind den Unternehmen mitzuteilen. Sollte sich die Grundlage des Vergabeverfahrens allerdings wesentlich ändern, ist der Auftraggeber berechtigt, das Vergabeverfahren ganz oder teilweise aufzuheben.

Gemäß § 9 NTVergG sind mittelständische Interessen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Daher sind Leistungen nach Art und Umfang in der Menge aufzuteilen (Teillose) und getrennt nach Fachgebieten (Fachlose) aufzuteilen, sodass kleine und mittlere Unternehmen am Wettbewerb teilnehmen und ggfs. beim Zuschlag berücksichtigt werden können. Eine Aufteilung in Lose, um ein bestimmtes Vergabeverfahren zu umgehen, ist nicht zulässig.

Gemäß § 20 UVgO darf der Auftraggeber vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens Markterkundungen zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über seine Auftragsvergabepläne und -anforderungen durchführen. Die Markterkundung kann der Bestimmung des Beschaffungsbedarfs dienen. Inhalte können beispielsweise sein: Leistungsbeschreibung, Produktbezug, Alleinstellungsmerkmal, Losaufteilung, Datenschutz, Fristen, Eignung, Preise (Stundensätze, Pauschalen) etc. Die Markterkundung unterliegt keinen Formvorgaben. Es können beispielsweise konkrete Anfragen an Unternehmen mit der Bitte um Informationen gestellt oder Recherchen im Internet durchgeführt werden. Alle Unternehmen sind gleich zu behandeln. Insbesondere sind die gleichen Fragen zu stellen und die gleichen für die Beantwortung notwendigen Informationen zu erteilen.
Die Markterkundung ist vollumfänglich zu dokumentieren.

Als verpflichtendes Internetportal (unabhängig von der Verfahrensart) ist nach Vergabestatistikverordnung das Erhebungsportal (www.erhebungspotal.estatistik.de) vom Statistischen Bundesamt vorgesehen. Eine Vergabe muss hier innerhalb von 60 Tagen nach Zuschlagserteilung gemeldet werden (§ 1 Abs. 2 VergStatVO).

Das Niedersächsische Ministerium für Wirtschaft, Bauen, Verkehr und Digitalisierung hat Verwaltungsvorschriften zur nachhaltigen Beschaffung (VV-NB) erlassen, um die Nachfrage nach nachhaltigen Produkten und Dienstleistungen zu steigern. Diese können bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen über Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen und von Rahmenvereinbarungen beachtet werden. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.mw.niedersachsen.de/startseite/themen/aufsicht_und_recht/nachhaltige_beschaffung/weitere-informationen-zum-ntvergg-120421.html

Das Niedersächsische Tariftreue- und Vergabegesetz (NTVergG) gilt für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen über Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen und von Rahmenvereinbarungen ab einem geschätzten Auftragswert von 20.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) bis zum Erreichen der jeweiligen EU-Schwellenwerte.

Die Niedersächsische Wertgrenzenverordnung (NWertVO) gilt nach VV 2.1 zu § 55 LHO für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte.

Bei der Öffentlichen Ausschreibung handelt es sich um ein Regelverfahren (§§ 8 Abs. 2, 9 UVgO). Die Öffentliche Ausschreibung kann unabhängig vom Auftragswert unterhalb des EU-Schwellenwertes durchgeführt werden. Bei diesem Vergabeverfahren sind mehrere Unternehmen (unbeschränkte Anzahl) zur Abgabe von Angeboten öffentlich aufzufordern. Verhandlungen sind unzulässig. Es handelt sich um ein Regelverfahren, welches solange keine Ausnahmeregelung zutrifft und ausgewählt wird, durchgeführt werden kann.

Bestehende Verträge sind grundsätzlich einzuhalten. Eine zulässige Anpassung (ohne erneutes Vergabeverfahren) kommt nur in besonderen Ausnahmefällen in Betracht. Eine erhebliche Erhöhung des Preises kann im Einzelfall zu einem Rechtsanspruch auf Anpassung der Vertragsregelungen gemäß § 313 BGB führen. Erforderlich ist dafür mindestens, dass sich die Umstände außerhalb des Einfluss- und Risikobereichs des Auftragnehmers nach Vertragsabschluss derart geändert haben, dass zwischen Leistung und Gegenleistung ein derart krasses Missverhältnis entsteht, dass ein unverändertes Festhalten am Vertrag nicht mehr zumutbar ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass grundsätzlich der Auftragnehmer das Risiko der Preissteigerungen seiner Leistung trägt. Die Erhöhung von Material- oder Lohnkosten – bezogen auf den gesamten Vertrag – muss die Opfergrenze für eine Partei so deutlich überschreiten, dass die Vergütung unter Berücksichtigung der veränderten Umstände in keinem vertretbaren Verhältnis zur Gegenleistung steht. Eine übermäßige Leistungserschwerung kann im Einzelfall zur Störung der Geschäftsgrundlage führen, der den benachteiligten Teil zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt, vgl. § 313 Abs. 3 BGB.

Für Reiseveranstalter gibt es besondere Regelungen zu Preisanpassungen bei Pauschalreisen. Diese sind in §§ 651f und 651g BGB geregelt. Nach § 651f BGB kann der Reiseveranstalter den Reisepreis einseitig nur erhöhen, wenn der Vertrag diese Möglichkeit vorsieht und zudem einen Hinweis auf die Verpflichtung des Reiseveranstalters zur Senkung des Reisepreises sowie die Angabe enthält, wie Änderungen des Reisepreises zu berechnen sind. Die Erhöhung des Reisepreises muss sich unmittelbar aus einer nach Vertragsschluss erfolgten Erhöhung des Preises für die Beförderung von Personen aufgrund höherer Kosten für Treibstoff oder andere Energieträger, Erhöhung der Steuern oder sonstigen Abgabe für vereinbarte Reiseleistungen wie Touristenabgaben, Hafen- oder Flughafengebühren oder Änderung der für die betreffende Pauschalreise geltenden Wechselkurse ergeben.
Eine Preisanpassung ist somit nur dann möglich, wenn der Vertrag diese Möglichkeit vorsieht. Bei der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes sollte die Schule darauf hinweisen, dass die Allgemeinen Vertragsbedingungen (VOL/B) des Landes sowie die Zusätzlichen Vertragsbedingungen gelten und dass das Angebot inkl. Preisblatt, die abgegebenen Erklärungen sowie die Bestimmungen des BGB Bestandteile des Vertrages werden. Des Weiteren sollte der Hinweis erfolgen, dass die eigenen Allgemeinen Vertragsbedingungen des Bietenden ausdrücklich nicht Vertragsbestandteil werden können und dass das Einbringen Allgemeiner Vertragsbedingungen durch den Bietenden zum Ausschluss vom Verfahren führen kann. In der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes sollte daher darauf hingewiesen werden, dass eigene Allgemeine Vertragsbedingungen des Bietenden mit Ausnahme von Preisgleitklauseln nach §§ 651f und 651g BGB ausdrücklich nicht Vertragsbestandteil werden können. Das Einbringen Allgemeiner Vertragsbedingungen durch den Bietenden kann im Übrigen zum Ausschluss vom Verfahren führen. Ein entsprechender Hinweis ist im „Muster_Verfahrensbedingungen“ im Bildungsportal zu finden.

Der EU-Schwellenwert ist ausschlaggebend dafür, ob ein nationales oder EU-weites Vergabeverfahren durchgeführt wird. Es handelt sich immer um Werte ohne Umsatzsteuer. Ab 01.01.2024 liegt der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträgen bei 221.000 EUR. Für Aufträge über soziale und andere besondere Dienstleistungen (unter anderem Allgemeine und berufliche Bildung) im Sinne von Anhang XIV zur Richtlinie 2014/24/EU liegt der EU-Schwellenwert bei 750.000 EUR. Aufträge oberhalb dieser Wertgrenzen müssen EU-weit ausgeschrieben werden.

Gemäß Anhang XIV der Richtlinie 2014/24/EU zählen zu den sozialen und anderen besonderen Dienstleistungen unter anderem die Allgemeine und berufliche Bildung. Nach § 49 Abs. 1 UVgO steht dem Auftraggeber bei der Vergabe dieser Dienstleistungsaufträge neben der Öffentlichen Ausschreibung und der Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb stets auch die Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb nach seiner Wahl zur Verfügung. In den Fällen, in denen die Voraussetzungen des § 8 Abs. 3 bzw. 4 UVgO vorliegen, kann der Auftraggeber auf einen Teilnahmewettbewerb verzichten.

Wird ein Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt, wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Mit dem Teilnahmeantrag übermitteln die Unternehmen die vom Auftraggeber geforderten Informationen für die Prüfung ihrer Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen. Der Auftraggeber prüft die Eignung nun und fordert anschließend die Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes auf. Es können alle geeigneten Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Gemäß § 36 UVgO ist eine Begrenzung der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, möglich. Es müssen jedoch grundsätzlich mindestens drei Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Innerhalb des Teilnahmewettbewerbs besteht einzig die Möglichkeit, beteiligte Bewerberinnen und Bewerber in Bezug auf die Eignung einem Ranking zu unterwerfen.

Eine generelle Überprüfungspflicht für Bieterangaben besteht nicht. Öffentliche Auftraggeber sollten allerdings Auffälligkeiten oder konkreten Anhaltspunkten dafür, dass eine Bieterangabe nicht wahr ist, nachgehen. Die Überprüfung liegt im eigenen Interesse der Auftraggeber, da ansonsten unter Umständen Bietende einen Zuschlag erhalten, die nicht geeignet sind oder von denen sie nicht die ausgeschriebene Leistung erhalten.

Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebotes, auf das der Zuschlag erteilt werden soll, im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, fordert der Auftraggeber gemäß § 44 UVgO vom Bieter Aufklärung. Die Unangemessenheit des Preises kann sich durch Bezugnahme auf das nächsthöhere Angebot, Angebote aus vergleichbaren Ausschreibungen, erfahrungsgemäß verlangten Preisen oder eigenen Kostenschätzungen ergeben. Eine einheitliche Grenze, wann ungewöhnlich niedrige Angebote vorliegen, besteht nicht. Der BGH hat festgestellt, dass eine Differenz von 30 % ausreicht, um den Auftraggeber zu einer Angemessenheitsprüfung zu veranlassen. Allerdings wurden vereinzelt bereits Abweichungen ab 10 % gerichtlich anerkannt.
Kann die Höhe des angebotenen Preises nicht zufriedenstellend (durch Prüfung oder Aufklärung) aufgeklärt werden, darf der Auftraggeber den Zuschlag auf dieses Angebot ablehnen. Eine Ablehnung hat auch zu erfolgen, wenn der Bieter an der Aufklärung nicht mitwirkt.

Die Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) regelt, welches Vergabeverfahren grundsätzlich anzuwenden ist. Sie gilt für Aufträge bis zu den entsprechenden EU-Schwellenwerten.

Der Auftraggeber informiert nach der Durchführung einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb für die Dauer von drei Monaten über jeden so vergebenen Auftrag ab einem Auftragswert von 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer auf seinen Internetseiten oder auf Internetportalen (§ 30 UVgO). Ein Muster zur Veröffentlichung auf der Homepage ist auf der Internetseite des Niedersächsischen Ministeriums für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung zu finden (https://www.mw.niedersachsen.de/startseite/themen/aufsicht_und_recht/offentliche_auftrage_und_preisprufung/vergebene_auftrage_ex_post_transparenz/oeffentliches-auftragswesen-ex-post-transparenz-110508.html).

Die Vergabe von öffentlichen Aufträgen muss ab einem Auftragswert von 1.000 EUR ohne Umsatzsteuer durch ein Vergabeverfahren erfolgen. Als Regelverfahren stehen die Öffentliche Ausschreibung und die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb zur Verfügung. In Ausnahmefällen stehen auch die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und die Verhandlungsvergabe mit und ohne Teilnahmewettbewerb zur Verfügung (Einzelheiten siehe einzelne Vergabearten). Es ist das wirtschaftlichste Angebot auszuwählen.

Schriftliche Dokumentation über das gesamte Vergabeverfahren von der Vorbereitung des Verfahrens bis zur Zuschlagserteilung (siehe Muster zum Vergabevermerk im Bildungsportal).

Bei der Verhandlungsvergabe handelt es sich um ein Vergabeverfahren, welches ausnahmsweise bis zu einem geschätzten Auftragswert von 25.000 EUR ohne Umsatzsteuer durchgeführt werden kann (§ 7 Abs. 2 NWertVO). Zusätzlich kann diese Verfahrensart unabhängig vom Auftragswert ausgewählt werden, wenn eine der in § 8 Abs. 4 UVgO aufgeführten Ausnahmevoraussetzungen erfüllt ist. Sollte es sich um eine Vergabe von öffentlichen Aufträgen über soziale und andere besondere Dienstleistungen (unter anderem Allgemeine und berufliche Bildung) im Sinne von Anhang XIV zur Richtlinie 2014/24/EU handeln, kann die Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb jederzeit durchgeführt werden (§ 49 Abs. 1 UVgO). In den Fällen, in denen die Voraussetzungen des § 8 Abs. 4 UVgO vorliegen, kann der Auftraggeber auf einen Teilnahmewettbewerb verzichten.
Dieses Vergabeverfahren (§ 12 UVgO) eröffnet die Möglichkeit zu Verhandlungen über den Auftragsgegenstand. Es darf über den gesamten Angebotsinhalt (z.B. über Inhalt und Preis) verhandelt werden, allerdings nicht über vom Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung festgelegte Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien. Verhandlungen können auch im Vorhinein ausgeschlossen werden.
Die Verhandlungsvergabe kann mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Die Durchführung der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb ist im Gegensatz zu allen anderen Verfahrensarten per E-Mail möglich.

Die Wertgrenze bestimmt, welches Vergabeverfahren zur Erteilung eines öffentlichen Auftrages durchgeführt werden kann und welche gesetzlichen Regelungen gelten.

Gemäß § 6 Abs. 1 Wettbewerbsregistergesetz (WRegG) sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, vor der Erteilung des Zuschlags in einem Verfahren mit einem geschätzten Auftragswert ab 30.000 EUR ohne Umsatzsteuer beim Bundeskartellamt abzufragen, ob im Wettbewerbsregister Eintragungen zu dem Bietenden, an den der Auftrag vergeben werden soll, gespeichert sind. Sind Eintragungen vorhanden, hat der Auftraggeber nach Maßgabe der vergaberechtlichen Vorschriften (§§ 123, 124 GWB) in eigener Verantwortung über den Ausschluss des Unternehmens zu entscheiden (§ 6 Abs. 5 WRegG). Auf eine Abfrage kann verzichtet werden, wenn innerhalb der letzten 2 Monate zu dem entsprechenden Unternehmen bereits eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister vorlag. Weitere Informationen sind unter folgendem Link zu finden: https://www.bundeskartellamt.de/DE/Wettbewerbsregister/WettbewReg_node.html.

Die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7 LHO) sind stets zu beachten. Nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ist die günstigste Relation zwischen dem verfolgten Zweck und den einzusetzenden Mitteln anzustreben. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit umfasst das Sparsamkeits- und das Ergiebigkeitsprinzip. Das Sparsamkeitsprinzip (Minimalprinzip) verlangt, ein bestimmtes Ergebnis mit möglichst geringem Mitteleinsatz zu erzielen. Das Ergiebigkeitsprinzip (Maximalprinzip) verlangt, mit einem bestimmten Mitteleinsatz das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit steht in seiner Ausprägung als Sparsamkeitsprinzip im Vordergrund.

Die Bindefrist legt fest, wie lange sich die Bietenden an ihr Angebot zu halten haben. Sie ist vom Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festzulegen. Der Auftrag muss innerhalb der Zuschlagsfrist erteilt werden. Die Bindefrist und die Zuschlagsfrist sind insofern gleichbedeutend.