Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen

• Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte. 
• Dienstreisen müssen schriftlich oder elektronisch angeordnet werden. Damit ein Anspruch auf Reisekostenvergütung besteht, ist die Genehmigung vor Antritt der Dienstreise einzuholen (siehe Nr. 1.3 VV-NRKVO). Das bedeutet auch, dass ein Anspruch auf Reisekostenvergütung nicht besteht, sofern es keine Genehmigung für eine Dienstreise gibt.
• Die Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Frist von 6 Monaten nach Beendigung der Dienstreise zu beantragen. Bei der Abrechnung mehrerer Dienstreisen beginnt die Frist mit dem Ende jeder einzelnen Dienstreise. Maßgeblich für die Fristwahrung ist das Eingangsdatum bei der Schule bzw. dem Seminar oder beim Regionalen Landesamt für Schule und Bildung.
• Dienstreisen dürfen nur angeordnet oder genehmigt werden, wenn das Dienstgeschäft nicht auf andere kostengünstigere Weise (telefonisch, online etc.) erledigt werden kann. Die Zahl der Teilnehmenden und die Dauer der Dienstreise sind auf das notwendige Maß zu beschränken.
• Dienstgeschäfte sind dienstliche Aufgaben im Zusammenhang mit dem konkreten Amt und ergeben sich in der Regel aus der jeweiligen Organisations- und Geschäftsverteilung. Darüber hinaus können Dienstreisen auch aus besonderen Anlässen genehmigt werden, wenn sie zwingend notwendig sind.
• Die Zuständigkeiten der Schulleitungen der allgemein bildenden Schulen bzw. der Leitungen der Studienseminare für die Genehmigung von Dienstreisen ergeben sich aus der Anlage 1. 
• Bei Dienstreisen der Schulleiterin/des Schulleiters bzw. Seminarleiterin/Seminarleiters ist diese Genehmigung der Dienstreise von der Stellvertreterin/dem Stellvertreter zu erteilen.
• Die Zuständigkeiten der Schulleitungen der berufsbildenden Schulen sind mit Begleitverfügung „Übertragung von Befugnissen an Berufsbildende Schulen“ vom 22.02.2013 festgelegt worden. 
• In der o.g. Anlage 1 sind die generell genehmigten Dienstreisen der einzelnen Personenkreise aufgeführt. Dort nicht aufgeführte Fälle bedürfen der Genehmigung durch das zuständige Regionale Landesamt für Schule und Bildung (z.B. Fachberaterinnen und Fachberater, Fachkräfte für Arbeitssicherheit etc.)  
• Bereits erteilte generelle Dauerdienstreisegenehmigungen behalten zunächst weiterhin ihre Gültigkeit.
• Die Dienstreisegenehmigung ist unverzüglich nach Bekanntwerden des Dienstgeschäftes mit dem landeseinheitlichen Vordruck Nr. 035_001 (siehe Nr. 1.3) zu beantragen. Die Genehmigung dient der dienstrechtlichen Absicherung im Falle eines Unfalls und ist gleichzeitig Grundlage für Leistungen nach der NRKVO. Sie muss dem Antragsteller/der Antragstellerin vor Antritt der Dienstreise vorliegen, sofern die Dienstreise nicht generell genehmigt ist.
• Hinsichtlich Dienstreisen im Rahmen einer Abordnung oder Teilabordnung von Lehrkräften und Pädagogischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern außerhalb ihrer regelmäßigen Dienststätte an eine oder mehrere Schulen oder Standorte von Schulen wird auf das Merkblatt Reisekostenhinweise verwiesen.
• Für Beamte auf Widerruf im Vorbereitungsdienst wird für eine Reise zur Teilnahme an einem Ausbildungslehrgang, einem Fachstudium, an einer sonstigen Ausbildungsveranstaltung, an der Laufbahnprüfung oder an der Zwischenprüfung eine Reisekostenvergütung gem. § 22 NRKVO i. V. m. § 23 Abs.1 NRKVO gewährt. (Näheres hierzu siehe Leitfaden „Vorbereitungsdienst).
• Für Fortbildungsreisen von Landesbediensteten an Schulen gelten nach § 23 Abs.2 NRKVO die Regelungen des § 22 NRKVO i. V. m. § 23 Abs.1 entsprechend, sofern es sich um eine Fortbildungsveranstaltung handelt, die überwiegend, aber nicht ausschließlich im dienstlichen Interesse durchgeführt wird (Näheres hierzu siehe Leitfaden „Genehmigung und Abrechnung von Fort- und Weiterbildungen“).

• Anlage 1 Generelle Genehmigung von Dienstreisen im Inland | Stand: 02/2021 (PDF)
• Übertragung von Befugnissen an Berufsbildende Schulen (PDF)
• Formularserver Niedersachsen: 035-001
• Merkblatt Reisekostenhinweise/Trennungsgeldhinweise | Stand: 12/2020 (PDF)

• Grundsätzlich sind Dienstreisen mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (2. Klasse) durchzuführen. 

• Bei der Nutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln sind alle Möglichkeiten der Fahrpreisermäßigungen, insbesondere der Geschäftskundenrabatt des Landes Niedersachsen oder der BahnCard bzw. BahnCard Business, ggf. Wochen-Monatstickets oder das „Niedersachsenticket“ auszunutzen. Fahrkarten mit Nutzung des Großkundenrabatts können nur am Schalter gekauft werden, nicht online. Die Verwendung des Geschäftskundenrabattes ist beim Erwerb von Spartickets nicht möglich.

  Ein Merkblatt hierzu finden Sie im Internetauftritt des Regionalen Landesamtes für Schule und Bildung (Schul-Login) unter www.rlsb.de/themen/schulorganisation/dienstreisen/genehmigung-dienstreisen .

• Die Schulleiterin/der Schulleiter bzw. die Seminarleiterin/ der Seminarleiter entscheidet für die jeweilige Dienstreise über die Art des Beförderungsmittels. Das gilt für die von der Leitung der Schule bzw. des Seminars zu genehmigenden Dienstreisen. Sofern eine Genehmigung  nach § 5 Abs. 3 NRKVO (Anerkennung des erheblichen dienstlichen Interesses an der Benutzung eines privaten Kraftwagens) erfolgen soll, hat die Schulleiterin/der Schulleiter bzw. die Seminarleiterin/ der Seminarleiter dies im Vorfeld über einen Dienstreiseantrag zu genehmigen.
• Für die Berechnung von Kilometern bei Nutzung eines Fahrzeugs ist die verkehrsübliche Strecke maßgeblich (grundsätzlich die kürzeste Strecke). Zur Berechnung der verkehrsüblichen Strecke wird landeseinheitlich der Routenplaner Google Maps verwendet.

• Grundsätzliche Regelung nach der NRKVO

• • Bei der Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges oder eines motorbetriebenen Beförderungsmittels wird im Regelfall eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,20 Euro je Kilometer zurückgelegter Strecke gewährt. Gemäß § 5 Abs.2 NRKVO wird diese bis zu einer Obergrenze von 100,00 Euro pro Dienstreise gewährt (sogenannte kleine Wegstreckenentschädigung).
  • Bei der Benutzung eines privaten Kraftwagens besteht grundsätzlich nur bei vorheriger schriftlicher Anerkennung des erheblichen dienstlichen Interesses gemäß § 5 Abs.3 NRKVO ein Anspruch auf Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,30 Euro je Kilometer (sogenannte große Wegstreckenentschädigung). Ausgenommen hiervon sind die gemäß Anlage 1 generell genehmigten Dienstreisen (siehe unten).

• Erhöhte Wegstreckenentschädigung für Reisen im Zeitraum vom 01.10.2022 bis zum 31.12.2024

  Aufgrund der derzeit hohen Energiekosten, die die Beschäftigten des Landes, die Dienstreisen und dienstlich veranlasste Reisen mit einem privaten Kraftfahrzeug durchführen, in umfangreichem Maße zusätzlich belasten, gewährt das Land vorübergehend eine höhere Wegstreckenentschädigung. Für Dienstreisen im Zeitraum vom 01.10.2022 bis zum 30.06.2023 (inklusive Dienstreisen, die am 01.10.2022 bereits angetreten waren und Dienstreisen, die bis einschließlich 31.12.2024 angetreten werden) gelten folgende Regelungen:

• Abweichend von § 5 Abs. 2 NRKVO beträgt die Wegstreckenentschädigung bei Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges oder eines anderen privaten motorbetriebenen Beförderungsmittels 0,25 Euro je Kilometer zurückgelegter Strecke, höchstens jedoch 125,00 Euro je Dienstreise (sogenannte kleine Wegstreckenentschädigung).
• Abweichend von § 5 Abs. 3 Satz 1 NRKVO beträgt die Wegstreckenentschädigung 0,38 Euro je Kilometer zurückgelegter Strecke, wenn das erhebliche dienstliche Interesse an der Benutzung eines privaten Kraftwagens festgestellt wurde (sogenannte große Wegstreckenentschädigung).

• Bitte berücksichtigen Sie diese Neuregelung auch für die Abrechnung von Schulfahrten, Fortbildungsdienstreisen und anderen dienstlich veranlassten Reisen im oben genannten Zeitraum.

   

• Ein erhebliches dienstliches Interesse an der Benutzung eines privaten Kraftwagens kann nur unter Zugrundelegung eines strengen Maßstabes in folgenden Fällen anerkannt werden: 
• ein Dienstgeschäft kann bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels nicht durchgeführt werden oder ein solches steht nicht zur Verfügung,
• die Benutzung eines Kraftwagens ist nach Art des Dienstgeschäftes notwendig,
• schweres (mind. 25 kg) und/oder sperriges Dienstgepäck – kein persönliches Reisegepäck – ist mitzuführen ,
• eine Schwerbehinderung mit dem Merkzeichen - aG - liegt vor, 
• an einem Tag werden mehrere Dienstgeschäfte durchgeführt, die bei Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel in dieser Zeit nicht erledigt werden könnten,
• die Benutzung ist unter Berücksichtigung betriebswirtschaftlicher Aspekte kostengünstiger , d. h. wenn z. B. 
  • Fahrgemeinschaften mit Beschäftigten desselben Dienstherrn gebildet werden, oder die Dauer der Dienstreise derart verkürzt wird, dass Tage- und/oder Übernachtungsgelder eingespart werden oder wenn
  • ein deutlicher Arbeitszeitgewinn am Arbeitsplatz erreicht wird (weniger oder kein Unterrichtsausfall).
• Das erhebliche dienstliche Interesse an der Benutzung eines privaten Kraftwagens ist grundsätzlich vor Antritt der Fahrt formlos schriftlich oder im Rahmen der Dienstreisegenehmigung von der Schulleitung bzw. Seminarleitung aktenkundig festzuhalten und dem Dienstreisenden bekanntzugeben. Bei Dienstreisen der Schulleiterin/des Schulleiters bzw. Seminarleiterin/ Seminarleiters ist diese Feststellung von der Stellvertreterin/dem Stellvertreter schriftlich festzuhalten. Der Vermerk über die Anerkennung des erheblichen dienstlichen Interesses an der Benutzung eines privaten Kraftwagens ist dem Regionalen Landesamt für Schule und Bildung auf Anforderung vorzulegen.
• Das erhebliche dienstliche Interesse an der Nutzung des privaten Kraftwagens wird für alle generell genehmigten Dienstreisen aus Anlage 1, die ab dem 01.08.2022 durchgeführt werden, anerkannt, sofern mindestens einer der o.g. Gründe vorliegt. Bei Abrechnung der Reisekosten ist in jedem Fall ein entsprechender Nachweis bzw. eine entsprechende Begründung zur abschließenden Prüfung erforderlich; eine Genehmigung bzw. Feststellung vor Antritt der Reise als Voraussetzung zur Gewährung der großen Wegstreckenentschädigung ist für diese Reisen dann nicht mehr notwendig.

3.3.1    Sachschadenshaftung

Der oder dem Dienstreisenden ist vor Antritt der Dienstreise mitzuteilen, ob bei Benutzung eines privaten Kraftwagens oder eines anderen privaten motorbetriebenen Fahrzeuges die Sachschadenshaftung des Dienstherrn gegeben ist. Der Hinweis ist aktenkundig zu machen. Schadensersatz wird gewährt, wenn vor Antritt der Dienstreise das erhebliche dienstliche Interesse an der Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges festgestellt wurde oder die oberste Dienstbehörde oder eine von ihr ermächtigte Behörde im Einzelfall Schadensersatz zugesagt hat.   

Verweise

• Runderlass Erhöhung der Wegstreckenentschädigung gem. § 5 NRKVO (PDF)
• Runderlass Verlängerung der erhöhten Wegstreckentschädigung | Stand: 21.06.2023 (PDF)

Auch bei der Auswahl der Übernachtungsmöglichkeit sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit einzuhalten. Das Land Niedersachsen hat zu diesem Zweck einen Rahmenvertrag mit HRS (HOTEL RESERVATION SERVICE) abgeschlossen. Dieser ist bei der Auswahl und Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten zu nutzen. Informationen zu den Hotelbuchungen über HRS finden Sie in dem anliegenden Merkblatt unter Ziffer 3. Die Hotelübernachtungen können nach Durchführung der Dienstreise bis zu einem Betrag von 80,00 Euro pro Nacht unter Vorlage eines Kostennachweises abgerechnet werden. Bei einem Betrag über 80,00 Euro pro Nacht ist zusätzlich zum Nachweis eine Begründung für die Höhe der Kosten erforderlich. Übersteigen die Übernachtungskosten den Betrag von 80,00 Euro pro Nacht ist die Unvermeidbarkeit der Kosten zu begründen.

• Merkblatt Hotelbuchung HRS | Stand: 04/2011 (PDF)

Dienstreisen ins Ausland bedürfen grundsätzlich der Genehmigung durch das RLSB (hierfür gilt teilweise ein Genehmigungsvorbehalt des Kultusministeriums). Eine Übersicht finden Sie hier in Anlage 2.

• Anlage 2 Genehmigung von Auslandsdienstreisen | Stand: 12/2020 (PDF)
• Merkblatt: Zuständigkeiten und Genehmigungsverfahren im Bereich Auslandsdienstreisen (EU-Bildungsprogramme) | Stand: 12/2020 (PDF)

Auslandsdienstreisen im Rahmen von EU-Bildungsprogrammen können von den Schulleitungen genehmigt werden. Fahrten der Schulleitungen selbst bedürfen weiterhin der Genehmigung durch das Regionale Landesamt für Schule und Bildung, siehe hierzu auch die Übersicht in Anlage 2 sowie das entsprechende Merkblatt.

Die Genehmigung für eine Dienstreise in das Ausland im Rahmen von EU-Bildungsprogrammen muss mit dem dafür landesweit geltenden Vordruck von jeder/jedem Reisenden schriftlich im Vorfeld der Reise beantragt und auch schriftlich erteilt werden. Die Genehmigung ist mit den Antragsunterlagen zu den Akten zu nehmen.

Der Antrag muss enthalten:

• die Einladung
• das Programm

Die Schulleitung hat zu prüfen:

• die dienstliche Notwendigkeit der Reise
• insbesondere die Notwendigkeit der Teilnahme mehrerer Angehöriger der Schule
• den Umfang des Unterrichtsausfalls und die Vertretungsregelung.

Im Übrigen ist zu beachten:

• Die Repräsentation von Schulen im Rahmen von Schulpartnerschaften ist eine dienstliche Aufgabe, die der Schulleitung obliegt.
• Zur Erfüllung dieser Aufgabe kann der Schulleiterin bzw. dem Schulleiter oder der jeweiligen Vertreterin bzw. dem jeweiligen Vertreter eine Dienstreise auf Antrag genehmigt werden.
• Für die Anbahnung oder Vorbereitung eines Schüleraustausches i. S. von Nr. 5 des Erlasses „Schulfahrten“ oder einer Schulpartnerschaft außerhalb von EU- Bildungsprogrammen kann grundsätzlich für maximal eine Lehrkraft einer Schule eine Dienstreisegenehmigung erteilt werden. 

In den beiden vorgenannten Fällen können die Reisekosten aus dem Schulbudget oder von Dritten erstattet werden. Zur Frage der von Dritten getragenen Reisekosten informieren Sie sich bitte im jeweils örtlich zuständigen Fachbereich Recht des Regionalen Landesamtes für Schule und Bildung. Stehen im Schulbudget ausreichend Mittel zur Verfügung, kann ausnahmsweise auf begründeten Wunsch der Schulleiterin oder des Schulleiters die Dienstreise für eine weitere Lehrkraft genehmigt werden. Bei diesen Reisen handelt es sich nicht um Schulfahrten, sondern um Dienstreisen. Die Reisekosten sind daher nach der NRKVO in Verbindung mit der Auslandsreisekostenverordnung abzurechnen.

• Für Reisen (Fortbildungsmaßnahmen für Lehrkräfte, Schulleitungen und pädagogisches Fachpersonal an Schulen) ins Ausland im Rahmen des EU-Bildungsprogramms Erasmus+ kann auf Antrag eine Dienstreise genehmigt werden. Da die Zuschüsse im Rahmen des Programms auch Kosten für Unterkunft, Verpflegung und Fahrt beinhalten, muss in dem Antrag auf Genehmigung der Dienstreise ausdrücklich angegeben werden, dass die Kosten von Dritten übernommen werden.

• Anlage 2 Genehmigung von Auslandsdienstreisen | Stand: 12/2020 (PDF)
• Merkblatt: Zuständigkeiten und Genehmigungsverfahren im Bereich Auslandsdienstreisen (EU-Bildungsprogramme) | Stand: 12/2020 (PDF)