Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten - Studienseminare
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verpflichtet jedes Studienseminar zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT).
Es handelt sich um eine Tabelle, in welcher aufgelistet wird, welche personenbezogenen Daten das Studienseminar zu welchen Zwecken verarbeitet.
Mit Hilfe dieses Verzeichnisses kann das Studienseminar nachweisen, dass die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden.
Das Verzeichnis bezieht sich auf die Verarbeitungstätigkeiten im Studienseminar. Eine Verarbeitungstätigkeit ist ein Geschäftsprozess auf geeignetem Abstraktionsniveau. Es spielt keine Rolle, welcher Art die Verarbeitung ist, ob die Verarbeitung also automatisiert (dh. mittels eines Programms) oder nicht automatisiert (aber in Form einer strukturierten Sammlung wie z.B. einer Personalakte) erfolgt. Eine entsprechende Differenzierung wird lediglich innerhalb eines Verzeichnisses unter dem Punkt „Verarbeitung“ aufgeführt.
Für jede Tätigkeit / jeden Prozess ist nur ein Verzeichnis zu erstellen.
Für die Tätigkeit bzw. den Prozess wählen Sie einen Oberbegriff wie z.B.
- Verwaltung der Stammdaten der Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst
- Betrieb einer Homepage
- (…)
Entsprechende Muster, die Sie für Ihr Studienseminar anpassen können, finden Sie unten aufgeführt.
Das Verzeichnis ist schriftlich zu führen (auch die elektronische Form ist möglich).
Der Aufsichtsbehörde (Dem Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) müssen die Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.
Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, arbeiten wir daran den Bestand an befüllten Mustern weiter auszubauen. Dabei handlt es sich um vorbereitete Word-Formulare, bei den der Formularschutz jedoch noch nicht aktiviert wurde. Sie können den Formularschutz in Word wie folgt aktivieren: Entwicklertools -> Bearbeitung einschränken -> Bearbeitungseinschränkungen "Ausfüllen von Formularen" -> "Ja, jetzt Schutz anwenden"