Verantwortung und Organisation
Die Betreiberverantwortung liegt grundsätzlich beim Schulträger. Er ist auch Unternehmer im Sinne der Unfallverhütungsvorschrift. Neben dem Schulträger trägt auch die Schulleitung im Rahmen ihrer Aufgaben und Befugnisse eine Mitverantwortung als Betreiber.
Arbeiten zur Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen müssen von geeigneten Personen geleitet und beaufsichtigt werden. Grundsätzlich sind das „Fachkräfte für Veranstaltungstechnik“ (bzw. Bühnen- und Studiofachkräfte). Diese Personen verfügen über eine entsprechende Berufsausbildung. Jeder Schulträger, der mindestens eine Versammlungsstätte unterhält, muss eine solche Fachkraft beschäftigen.
Wenn sich aufgrund einer Gefährdungsbeurteilung ergibt, dass von einer Veranstaltung nur eine geringe Gefährdung ausgeht, dann reicht es, wenn die Veranstaltung von einer „sachkundigen Aufsichtsperson in Veranstaltungsstätten“ beaufsichtigt wird. Bei Versammlungsstätten muss dafür vorher das Einvernehmen mit der unteren Bauaufsichtsbehörde hergestellt werden. Als „Sachkundige Aufsichtsperson in Veranstaltungsstätten“ können z.B. Lehrkräfte oder Hausmeister eingesetzt werden, sofern sie an einem entsprechenden Lehrgang teilgenommen haben.
Der Schulträger sollte eine Betriebs- und Nutzungsordnung für die Veranstaltungsstätte erlassen. Ein Muster bietet die GUV-Broschüre "Sicherheit in Schulaulen und Bürgerhäusern".
In Versammlungsstätten ist außerdem ein Bestuhlungs- und Rettungswegeplan erforderlich.